Considerata la circolare Aran n. 1/22 del 27/01/2022 che riassume le operazioni finalizzate al corretto svolgimento delle elezioni, riteniamo che il dirigente scolastico possa, se ritiene opportuno, fornire l’elenco del personale limitato esclusivamente a nome e cognome alle OO.SS. per le attività strettamente connesse alle elezioni, in particolare per la nomina delle commissioni elettorali. Dovrà essere evidenziato che l’uso delle informazioni fornite non potrà avere finalità di marketing e promozione, ma uso esclusivo delle stesse per le sole attività relative alle elezioni. Suggeriamo di includere la frase: “Gli elenchi del personale fornito vengono concessi per il solo ed esclusivo uso relativo ad attività strettamente collegate alle elezioni. Non vi è consentito utilizzare suddette informazioni per comunicazioni di marketing, promozione sindacale, ed altre attività non connesse alle elezioni.”
Relativamente alla richiesta di indirizzo di posta riteniamo che non sia necessario fornire alcun dato in quanto il dipendente è provvisto di posta elettronica istituzionale Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. . Altri indirizzi di posta personali, o di piattaforme scolastiche tipo GSuite, come pure i numeri di telefono/cellulare, non sono fornibili senza previa autorizzazione formale ed esplicita del dipendente.
Perché questo orientamento?
Come precisato dal Garante della Privacy con atto PROTOCOLLO.U.0049472.28.28/12/2020
Analogamente agli altri soggetti pubblici, l’istituto scolastico può trattare i dati personali dei docenti e del personale ATA se il trattamento è necessario, in generale, per la gestione del rapporto di lavoro e per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi (artt. 6, par. 1, lett. c) e 88 del Regolamento).
Il trattamento è, inoltre, lecito quando sia “necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento” (art. 6, par. 1, lett. e) e par. 2 e 3 del Regolamento)
La disciplina nazionale ha introdotto disposizioni più specifiche per adeguare l’applicazione delle norme del Regolamento, determinando, con maggiore precisione, requisiti specifici per il trattamento e altre misure atte a garantire un trattamento lecito e corretto (art. 6, par. 2 del Regolamento) e, in tale ambito, ha previsto che le operazioni di trattamento che consistono nella “comunicazione” di dati personali sono ammesse solo quando previste da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento (art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice).
Il datore di lavoro, titolare del trattamento, è, in ogni caso, tenuto a rispettare i principi di “liceità, correttezza e trasparenza”, “limitazione delle finalità”, “minimizzazione” nonché “integrità e riservatezza” dei dati e “responsabilizzazione” (art. 5 del Regolamento).
In base ai principi in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, al principio di responsabilizzazione, spetta a ciascun titolare individuare i presupposti e le condizioni di liceità del trattamento dei dati, nonché essere in grado di dimostrare che il trattamento venga effettuato conformemente al Regolamento e alle disposizioni del Codice (artt. 5, par. 2 e 24 del Regolamento).
In generale, si fa presente che già nelle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico” del 14 giugno 2007 (doc. web n. 1417809), che, sebbene adottate nel contesto del previgente quadro normativo in materia di protezione dei dati personali, forniscono indicazioni e orientamenti tuttora validi, il Garante ha affermato un principio generale con riguardo ai flussi di dati tra le amministrazioni e le organizzazioni sindacali, precisando che di regola si debba consentire “un accesso preliminare del sindacato a dati aggregati, riferiti all´intera struttura lavorativa o a singole unità organizzative ovvero a gruppi di lavoratori e, soltanto in presenza di successive anomalie o di specifiche esigenze di verifica, consentire (in casi espressamente previsti e circostanziati) all´organizzazione sindacale di conoscere anche informazioni personali relative a singoli o a gruppi di lavoratori. Ciò sempreché, nel caso concreto, sia effettivamente necessario per dimostrare la corretta applicazione dei criteri pattuiti e la comunicazione sia limitata alle informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto a tale scopo” (punto 2.3.).
Dalle indicazioni date dal Garante si evince, dunque, che la comunicazione dei dati verso le rappresentanze sindacali deve essere effettuata nel rispetto del principio di liceità per una finalità specifica e sempre nel rispetto del principio di minimizzazione se ciò è consentito da una legge, un regolamento o per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti nei contratti collettivi.
In ordine alla Circolare Aran n. 1/22 del 27/01/2022 che riassume, a mero titolo riepilogativo, in un testo che unifica e sostituisce tutte le precedenti note di chiarimenti inviate in occasione delle elezioni svoltesi in passato (alle quali non si dovrà più fare riferimento) e finalizzate al corretto svolgimento delle elezioni;
Considerata
la natura dell’Aran quale Agenzia tecnica che rappresenta le pubbliche amministrazioni nella contrattazione collettiva nazionale di lavoro, costituisce l’unico organismo preposto alla negoziazione nel pubblico impiego e svolge ogni attività relativa alla negoziazione e definizione dei contratti collettivi del personale dei vari comparti del pubblico impiego, ivi compresa l’interpretazione autentica delle clausole contrattuali e la disciplina delle relazioni sindacali nelle amministrazioni pubbliche,
Valutato
quanto stabilito dal T.A.R. – Friuli Venezia Giulia (sezione prima) con la sentenza n. 42/2021 (R.P.C.) che, in fattispecie del tutto analoga (diritto di accesso ai sensi della legge 241 del 1990 da parte della associazione sindacale per ottenere copia della documentazione relativa alla distribuzione delle risorse economiche oggetto di contrattazione), ha riconosciuto il diritto di accesso;
Ritenuto
sussistente il nesso di strumentalità tra “informazione” ed “esercizio delle relazioni sindacali”, nonché l’interesse specifico e giuridicamente qualificato che sostiene la richiesta formulata dall’O.S. per ottenere gli elenchi alfabetici generali degli aventi diritto al voto per il rinnovo delle RSU in occasione delle relative elezioni del 5, 6 e 7 aprile 2022, oltre agli elementi richiesti dall’art. 22, comma 1, lett. c) della l. 241 del 1990, ovvero un “interesse diretto, concreto e attuale”, ossia quello di “facilitare il lavoro della Commissione Elettorale che deve individuare i possibili seggi” (come prevede la circolare Aran n. 1/22), e una “situazione giuridicamente tutelata e collegata ai dati ai quali è chiesto l'accesso”, costituita dal diritto all’informazione dell’associazione sindacale ed al regolare svolgimento delle operazioni elettorali;
Escluso
pertanto che l’istanza di accesso ai dati risulti preordinata ad un controllo generalizzato dell’azione pubblica, apparendo, al contrario, sorretta dall’interesse specifico e giuridicamente qualificato sopra enunciato;
Concede
L’accesso all’elenco dei nominativi del personale alle O.S. e l’utilizzo per le sole finalità di “regolare svolgimento delle operazioni elettorali”.